如何召开项目例会（转）

1      基本信息   项目例会到底该怎么开呢？
2      如何开项目例会
2.1    项目需要开什么样的会议？
项目会议是项目经理沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突和无问题、确保项目按计划顺利进行的有效手段。项目需要举行什么样的会议，何时开，谁召集，谁参加，为何要召开这样的会议呢？ 一般项目需要开的会议如下：
序号
会议名称
频率
召集人
参与人
作用
1
项目启动动员大会
一次性
项目发起人
发起人、项目经理、项目小组成员、各职能部门经理（按需）
鼓舞士气，统一思想，明确项目要求与目标，明确分工，为执行项目造势提高团队战斗力
2
项目例会
每周一次
项目经理
项目组成员
项目组自己监控项目计划执行状况的有效手段。检查项目计划完成情况，发现偏差，并制定和落实纠偏措施，解决项目问题，发现风险
3
项目Review会议
每月或每季度
项目经理
发起人，部门经理，项目组关键人员
发起人监控项目执行状况的有效手段。总结上阶段的工作，布置下阶段的任务，解决发生的问题和处理出现的冲突
4
项目临时会议
事件驱动
项目经理
当事人（与此事件有关的人员）
解决问题，处理冲突
5
项目总结大会
项目结束后一次性
项目发起人
发起人，老总，各部门经理，项目组全体成员
总结经验，检讨教训，论功行赏
2.2    如何开召开项目例会一.   
项目例会的常见问题：
1. 开会之前没有确定会议日程、议题、目标，没有安排适当的时间、适当的地点、适当的人员参加会议，
2. 事先没有就项目的目标与相关方面进行沟通、达成共识；
3.  开会之中没有营造良好的氛围，没有控制会议进程，偏离会议主题，没有鼓励大家参与，忽视他人的意见，拖延时间；
4. 会议之后没有形成明确的结论或决议，没有及时发放会议纪要等等。
5.  项目会议开成了茶话会，牢骚会或者只有主持人讲话，形式主义等。
二.    项目例会的召开方法
1. 提前通知，明确主题：开会之前确定会议日程、议题、参加人、地点等等，并且提前通知与会者。目的是便于参与者安排自己的工作，有准备、按时参加会议，同时保证会议有的放矢，提高会议的效率；
2. 控制会议规模，仅邀请必须人员参加：不要允许无关人员参与会议，人多，嘴杂，嘴杂往往很难达成共识；
3. 按时开会，按时结束：事先制定防止开会迟到、早退的规章制度，尽可能按会议议程展开讨论，控制会议进程，千万不要拖拉；
4.  坚持会议主题：开什么会，讨论和解决什么问题，与会议议题不相关的问题，不要在会上讨论；
5. 充分听取不同的观点和意见：会议、会议，就是说开会的时候要 “议”，要议论，就要允许不同的声音、不同的观点出现，项目经理应鼓励与会者开诚布公，坦诚地表达出自己的意见，这样的意见即便得不到采纳和使用，也应得到尊重和包容；
6. 形成决议或结论：每次会议都应该有明确的结论，形成达成一致的决议，然后按决议去执行和落实，为了能达成共识，项目经理最好在会前与各方进行个别交流与沟通，会上可以有不同的声音、不同的意见，会议一旦形成决议，就只能出现一种声音，并且坚定地执行会议决议；
7. 作记录并迅速下发：会议纪要的发放时间最好不要超过24小时。
三. 项目例会的内容
项目例会主要作用是：项目组自己监控项目计划执行状况的有效手段，检查项目计划完成情况，发现偏差，并制定和落实纠偏措施，解决项目问题，发现风险：
1. 主持人（项目经理）应在会前就做好准备，了解各个组计划大概的完成情况，发现存在问题，接下来的工作安排等；
2.   在会上由项目经理首先阐述一下项目目前取得的成果，目前的进展和阶段，接下来的阶段性目标，目前的问题和风险，若项目有变更要明确项目发生的变更；
3. 在会上对照项目阶段计划和上周计划，查看计划完成情况，对于未完成的要分析原因，发现问题和风险；
4. 安排下周的工作任务，任务安排要目标明确且和阶段计划一致的，周计划的执行是为了满足阶段里程碑的目标；项目经理要注意看各组周计划是否满足阶段计划目标要求，并且各个组考虑到任务依赖关系等；
5.Review上周发现的问题解决情况，未解决问题的进展状态，本周有哪些新问题，问题的解决方案和责任人是谁等；
6.  对会议过程中提出的问题形成决议和结论，确定执行并安排责任人跟踪落实，坚定执行，会议结论包括：
7.  总结今天会议的成果，以及有待进一步确认的问题；
    7.1.什么事情
    7.2.由谁负责来完成
    7.3.什么时候完成，提交的成果是什么
    7.4.由谁负责跟踪
8. 作记录并迅速下发，会议记要的发放时间最好不要超过24小时，发给会议中提到的或者会议纪要中涉及到的所有人员。
四.  项目例会的几个主意事项
1. 例会要尽可能的短，控制好节奏，不谈及细节的东西，一些这个层面不能解决的问题不要去具体讨论；
2.  例会一定要有会议纪要，否则应尽力避免开会，开会时的主持人也要注意例会的形式，并对一些发散的问题做好控制；
3.  例会应该成为研发文化的一部分，贵在坚持，根据项目进展状态可以适当调整频率（3天一次，每周一次，2周一次等）；
4.  避免在例会上解决个别人员的思想问题，类似思想问题应该个别沟通或者召开非正式会议或者饭桌形式沟通；
5.  不要在会议上说些泄气的话任何泄气的话，尤其是项目经理，都会影响整个项目团队的士气。
6.  不要让意见领袖控制会议。意见领袖的意见有时会帮助您，有时也会害死您。适当给意见领袖发挥的空间，这个空间是您给的，他的观点刚好符合当前需要。除此之外，您要想办法让他说就说，让他停就停，并且受您的思路控制